أهمية إدارة الوقت في إنجاح المشاريع

لا يختلف اثنان حول أهمية الوقت باعتباره من أهم الموارد التي تستوعب مجموع الأنشطة على اختلافها لتحقيق أهداف معينة .

لذلك فإن إدارة الوقت أضحت من العلوم المهمة التي يجب تعلمها وتطبيقها على أرض الواقع في جميع الأعمال والأنشطة المتعلقة بالمشاريع على اختلاف مجالات العمل فيها.

بالنسبة لرجال الأعمال وأصحاب المشاريع تتبلور قيمة الوقت أو عامل الزمن في جميع مراحل المشروع منذ مراحل ما قبل التأسيس وبداية بالتأسيس مروراً بالتشغيل ثم الإنتاج ، حيث يدخل عامل الوقت في تحديد الفترات الزمنية المطلوبة لتنفيذ الخطط الاستراتيجية والتشغيلية للمشروع ، وقياس مدى تقدمه خلال تلك الفترة المحددة وتقييمه بناء على عامل الوقت.

وإدارة الوقت تحديدا تعني إنجاز المهام الإدارية المتعلقة بالعمل بصورة فعالة ، لتحقيق أهداف محددة مسبقا يتم توظيف طاقات فرق العمل أو الأفراد من اجلها ، كما وأن إدارة الوقت تقلل من الهدر في الزمن داخل المؤسسة أو المشروع من خلال دراسة الأنشطة أو الأعمال وتوزيعها وفق جدول زمني خاص بالإنجاز ، بما يحقق الاستغلال الأمثل والتوظيف المجدي للطاقات والجهود البشرية ، كما وأن إدارة الوقت على الصعيد الشخصي للأفراد تسهم في مساعدتهم على تحقيق التوازن على مدار اليوم لتلبية جميع الاحتياجات بشكل متوازن ، فكما للعمل حق، لنفسك عليك حق ، ولأهلك كذلك.

لماذا يجب علينا العمل بمنهج إدارة الوقت ؟

يدخل عامل الوقت في جميع الأمور المتعلقة بحياتنا ، كما وأنه يرتبط ارتباطاً وثيقاً بموارد المجتمع ككل ، لذلك فإن الدول التي تنشد تحقيق التنمية الشاملة تضع عامل الوقت حكماً بينها والانجاز ، وفي دولتنا الرشيدة خير مثال لذلك، حيث أنها ما فتئت تعمل وفق رؤى مدروسة وواضحة تمثلت في برامج رؤية المملكة 2030 والتي وضعت في قائمة محاورها الاستراتيجية الوصول إلى مجتمع حيوي واقتصاد مزدهر ووطن طموح ، حيث تعكف المملكة وخلال فترة زمنية محددة المدة على تنفيذ 80 مشروع حكومي عملاق لا تقل كلفة المشروع الواحد عن 3 مليار ريال وتصل إلى 20 مليار ريال ، حيث وضعت الرؤية موعداً نهائيا لتسليم هذه المشاريع العملاقة في التاريخ 2030 ليكون جزءاً من عنوان هذه الرؤية التي ارتبطت بالتاريخ المُحدد بشكل واضح و لتنطلق على ضوئه عجلة الإنجاز في جميع المحاور المحددة والموضوعة في الرؤية بهدف تحقيق النهضة الاقتصادية والاجتماعية الشاملة .

إذاً يمكننا أن نستنتج حول أهمية عامل الوقت التالي :

1- عامل الوقت مهم جدا في إنجاح المشروعات وتطوير الاقتصاد وتحقيق التنمية.

2- جميع القرارات الإدارية والخطط الاستراتيجية وبرامج التقييم والتقويم تبنى على عامل الوقت.

3- يحرص ملاك المشاريع والمدراء التنفيذيون على تحديد اتجاهات الخطط والأعمال بناء على سقف زمني محدد المدة

4- الوقت يعتبر بمثابة الروح في جسد الإدارة التي يتم تطبيقها داخل المشاريع والمؤسسات.

كيف يمكن تنظيم الوقت؟

يمكن تنظيم الوقت من خلال ترتيب وتنظيم الخطط وفق خطة زمنية يتم توزيعها بناء على وقت انجاز الأنشطة ووضعها في الخطة حسب الأولوية أو الأهمية .

لكن من أهم النقاط على الاطلاق في تنظيم الوقت التحرر من سياسة التأجيل والتسويف ومحاربتها من خلال الانضباط التام بالخطة الزمنية الموضوعة والمحاولة قدر الإمكان انجاز المهام في أوقاتها المحددة .

أيضا يجب الانتباه إلى تلك الأوقات الجانبية التي تضيع أحيانا في الانتظار أو السفر حيث يمكن الاستفادة منها وتوظيفها بشكل أمثل بما يناسب كل شخص واهتماماته ، فيمكن أن نقوم خلالها بتنمية الجوانب المعرفية حول مجال معين تجد شغفك فيه ، أو توظيفها في قراءة القرآن الكريم ، أو مراجعة جدول المهام اليومية والتفكير في طريقة مناسبة لإنجاز ما هو مكتوب.

تساعدك إدارة الوقت على :

1- انجاز المهام والأنشطة والخطط في الأوقات المحددة والموضوعة للتنفيذ

2- تحقيق نتائج أكثر فاعلية من خلال الإنجاز الصحيح للأنشطة في الأوقات المناسبة بما يناسب من جهد وطاقة.

3 - تطبيق مبدأ الالتزام الذاتي للأفراد أو مجموعات العمل المتناغمة

4- التركيز على انجاز المهام والأنشطة الأكثر أهمية ما يساعد على اختصار الوقت والجهد

5- ابتكار حلول بديلة وفاعلة للمهام مع سرعة تطبيقها عند فشل سياسة التنفيذ الأولى التي كانت متبعة.